Denne guiden forteller hvor og hvordan du kan behandle, lagre, bearbeide og dele informasjon. OBS: tabellen under bør leses på PC, ikke mobil.
Publisert
Sist oppdatert
Sikker lagring for studenter
Som student er det viktig å ha fokus på sikkerhet rundt den informasjon du innsamler, behandler og lagrer underveis. Det handler om å:
- sikre innsyn bare til de som trenger innsyn
- sikre mulighet for å endre informasjon bare til de som bør kunne endre
- sikre at informasjonen er tilgjengelig ved behov.
For de fleste studenter vil verktøy som Nettskjema, UiS OneDrive konto og Office-pakken (med UiS konto) være tilstrekkelige verktøy til studietiden.
Denne guiden henger sammen med klassifisering av informasjon ved UiS. Klassifisering av den informasjon du skal innsamle eller håndtere definerer hvilke verktøy du kan bruke. Nedenfor ser du hvilke verktøy som kan brukes og hvilken klassifisering de er godkjent for. Denne lagringsguiden for studenter inneholder de mest typiske verktøyene en student vil få bruk for. Ta kontakt på IT-hjelp@uis.no dersom det er behov utover dette. Guiden er delt opp i følgende kategorier:
- Generelle verktøy til lagring
- Verktøy til datainnsamling
- Verktøy til bearbeiding
- Verktøy til deling
Det følger noen merknader til enkelte verktøy. Les disse under hver kategori hvis det berører din klassifisering og valg av verktøy.
Verktøy til lagring
| Klassifisering: |  |  |  |  |
|---|---|---|---|---|
| Privat maskin (lokal disk) | Ja | Ja, hvis *1 | Nei | Nei |
| Minnepinne / ekstern harddisk | Ja | Nei | Nei | Nei |
| Kryptert minnepinne / harddisk | Ja | Ja | Ja, hvis *2 | Nei |
| UiS OneDrive konto | Ja | Ja | Nei | Nei |
| Privat OneDrive konto | Ja | Nei | Nei | Nei |
| 1* Gule data skal som hovedregel ikke behandles på privat maskin. Noe bruk er likevel tillatt gitt at en følger retningslinjer for bruk av privat maskin. | |
| 2* Røde data skal ikke lastes ned eller hentes ut til hjemmeområdet (lokal disk) eller andre lagringssteder som ikke kan lagre røde data. |
Verktøy til datainnsamling
| Klassifisering: | | | | |
|---|---|---|---|---|
| Nettskjema spørreskjema | Ja | Ja | Ja, hvis *3 | Nei |
| Nettskjema diktafon-app | Ja | Ja | Ja, hvis *4 | Nei |
| SurveyXact | Ja | Ja | Ja, hvis *5 | Nei |
| Microsoft Forms | Ja | Ja, hvis *6 | Nei | Nei |
| Google Forms | Ja | Nei | Nei | Nei |
| Teams til lydopptak av intervju | Ja | Ja | Ja, hvis *7 | Nei |
| 3* Røde data skal ikke lastes ned eller hentes ut til hjemmeområdet eller andre lagringssteder som ikke kan lagre røde data. Husk å slette data med personopplysninger etter endt formål. | |
| 4* Lydopptak bør avspilles direkte i nettskjema eller annet egnet program som er godkjent for lagring av din data, f.eks. Nvivo. Bruker du Nvivo er det viktig å bemerke at det bare er tillat for gule data. | |
| 5* Hvis du skal innsamle røde data i SurveyXact må du aktivere 2-faktor autentisering ved pålogging. | |
| 6* Microsoft Forms kan benyttes dersom du bruker din UiS office konto for innsamling. Husk å slette når formålet er tjent. | |
| 7* Teams kan brukes til å gjennomføre lydopptak via nettskjema-diktafon-appen. Det er ikke tillat å gjøre videoopptak i Teams av intervju. Se denne guide for gjennomføring av lydopptak. |
Verktøy til bearbeiding
| Klassifisering: | | | | |
|---|---|---|---|---|
| Office-pakken | Ja | Ja, *8 | Ja, hvis *8 | Nei |
| Nvivo | Ja | Ja, *9 | Ja, hvis *15 | Nei |
| ChatGPT | Ja, *16 | Nei | Nei | Nei |
| Microsoft Copilot AI (med din studentkonto) | Ja | Ja | Nei | Nei |
| 8* Bruk din UiS office365 konto. Røde data skal krypteres under lagring. Bruk f.eks. 7-zip eller VeraCrypt. Røde data skal ikke lastes ned eller hentes ut til hjemmeområdet eller andre lagringssteder som ikke kan lagre røde data. Online versjon av office skal ikke brukes til røde data. | |
| 9* Lagring på lokal disk kan gjøres gitt at en følger retningslinjer for bruk av privat maskin. Vi anbefaler at du lagrer en kopi av Nvivo-prosjektfilen i OneDrive etter hver økt for å sikre backup (så lenge filen kun inneholder grønne og gule data). | |
| 10* Hvis du skal innsamle røde data i SurveyXact må du aktivere 2-faktor autentisering ved pålogging. | |
| 15* Røde data kan behandles i Nvivo så lenge prosjektfilen lagres på kryptert ekstern harddisk/minnepinne. Røde data skal ikke lastes ned eller hentes ut til hjemmeområdet (lokal disk) eller andre lagringssteder som ikke kan lagre røde data. | |
| 16* Det er viktig å være bevisst på hvilken informasjon du gir til ChatGPT. Ikke del personopplysninger eller annen beskyttelsesverdig informasjon som du ikke ønsker å dele med andre. |
Verktøy til deling
| Klassifisering: | | | | |
|---|---|---|---|---|
| Office-pakken | Ja | Ja | Nei | Nei |
| UiS OneDrive konto | Ja | Ja | Ja, hvis *12 | Nei |
| UiS epost | Ja | Ja | Ja, hvis *13 | Nei |
| Privat epost | Ja | Nei | Nei | Nei |
| Filesender SIKT | Ja | Ja | Ja, hvis *14 | Nei |
| 11* Bruk din UiS office365 konto. Herfra kan du også dele med andre UiS brukere. | |
| 12* UiS Onedrive konto kan brukes til å dele dokumenter med andre brukere som har UiS OneDrive konto. Finn dokumentet i OneDrive, høyreklikk og velg "del". Fjern delte tilganger når tilgangen ikke er nødvendig mere. Røde data skal krypteres før deling. Passord sendes via separat kanal. | |
| 13* Ikke bruk outlook-appen (vil gi lokal lagring), bruk outlook.com. E-post med røde data kan sendes internt på UiS mellom UiS-brukere, dersom følsomhet "fortrolig" er satt på. Hvis e-post med røde data skal sendes til eksterne mottagere, skal innholdet krypteres før sending. Kryptering bør skje med AES 256/128 bit eller bedre kryptering. Slik e-post skal IKKE synkroniseres ned til privat laptop, mobiltelefon eller videresendes til privat e-post. For større filer anbefales det å bruke Uninett Filesender. | |
| 14* Uninett Filesender anbefales til å sende større filer. Brukes Filesender gjelder det at røde data ikke skal lastes ned eller hentes ut til hjemmeområdet eller andre lagringssteder som ikke kan lagre røde data. |
Har du ikke funnet svar på ditt spørsmål kan du ta kontakt via IT-hjelp@uis.no.
