Fagkonferanse for dokumentasjonsforvaltning 2024

Båt til Flor og Fjære avgår fra Bekhuskaien ved Fiskepirterminalen (se kart nederst på siden). Det er oppsatt skilt ved ferjekøen og det vil være synlige UiS-representanter til stede for å vise vei. Båten går kl 11 og tar ca. 20 min. Det er mulig å sitte inne og ute - og turen er innenskjærs. Det er lurt å møte opp i god tid slik at alle får kommet med båten.

Ved ankomst til Flor og Fjære er det en kort spassértur gjennom parken til restauranten Drivhuset. Her serveres dagens lunsj og senere middag.

Etter lunsj i drivhuset går turen til dagens konferanselokale, som er lokalisert ved kaien. UiS-representanter viser vei. Her blir det velkomst og åpning av årets fagkonferanse.

UH sak prosjektet er stoppet opp. Hva er status for dokumentasjonsforvaltning i UH sektoren nå?
Oppsummering og paneldiskusjon om periodisering og klassifikasjon.

Get ready to mingle! Tips til samtale:

- "Hva ønsker du å få svar på ila disse dagene?"

- "Har dere "orden" i eget hus?"

- "Hvilken blomsterstil liker du..?"

Leder for AU, Trine Sikstrøm fra Veterinærinstituttet introduserer AU og dets medlemmer. Kadri-Liis fra Sikt har gjennomgang av forvaltningsmodellen.

Orden i eget hus har lenge vært fremmet som et virkemiddel for mer deling av data, med oversikt og beskrivelser av egne data som et bærende prinsipp. Orden i eget hus blir også pekt på som en viktig faktor for at en virksomhet skal kunne ivareta personvernet og innfri krav til internkontroll, arkiv og informasjonssikkerhet. Hvordan går vi frem for å skape orden i eget hus på tvers av fag: hva er felles, og hvor er fallgruvene?

Joachim Fugleberg fra DigDir presenterer digitalt.

Tips til samtale:

- "Javel.. hvordan når dere ut til organisasjonen med restanser?"

- "Hvilke utfordringer har dere med arkivplanen?"

- "Hvordan tror du palmene overlever vinteren her?"

Vi tar tempen på sektoren! Ha din mobil klar...

Leder for Seksjon for Informasjonsforvaltning (SIF) ved UiS, Per Johan Rødland, presenterer region, universitet og seksjon, og tar i mot spørsmål

Vi får en guidet omvisning i hagen.

Vi inntar en nydelig 3-retters meny inkludert vinpakke fra restauranten Drivhuset. Hvis været tilllater det, er det mulig å trekke ned til strandbaren etter middag.

Vi tar båten tilbake til Stavanger. Husk å møte opp i god tid på kaien slik at du slipper å sove på øya under kaktusen. De som ønsker kan utforske Stavanger sitt natteliv. De som ønsker kan samles på Cardinal pub i sentrum.

God morgen og start på dag 2 ved Campus Ullandhaug. Det går busser fra sentrum (se kart nedenfor).

Filip Hansen er informasjonsarkitekt i Tolletaten, og er opptatt av at alle fagmiljøer som har meninger om en virksomhets data og hvordan de skal være (sånn som dokumentasjonsforvaltning) må bli mindre fragmentert.

Fagfeltene dokumentasjonsforvaltning og IT jobber tettere sammen nå enn før. Vi har alle erfaring med ulike digitaliseringsprosjekter, hvor dokumentasjonsforvaltning ofte er deltakende i kartleggingsfasen. Resultatet man sitter igjen med etter kartlegging er et arbeid som beskriver brukerens behov og ønsker i praksis. Men hva skjer når vi leverer i fra oss et digitaliseringsforslag videre til IT og utviklere?

John Magnus Kallevik, seksjonsleder tjenesteutvikling og CTO ved UiS, har flere års erfaring med å få digitaliseringsprosjekt ut i livet i fra tegnebrettet. Han deler sine erfaringer, fallgruver, og suksesshistorier fra et IT perspektiv.

Hvordan kan vi benytte oss av metoden tjenestedesign for å implementere dokumentasjonsforvaltningens rolle i større omstillings- og digitaliseringsprosjekter? For å lykkes med større prosjekter må vi kunne jobbe og tenke tverrfaglig på tvers av fagfeltene; dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning og IT, og kunne tenke helhetlig.

En viktig del av tjenestedesign er kartlegging av eksisterende arbeidsprosesser for å kunne identifisere ineffektiviteter, flaskehalser og muligheter for automatisering. Dette gir et solid grunnlag for å utforme nye, mer strømlinjeformede digitale løsninger som forbedrer både intern effektivitet og brukeropplevelse. Tjenestedesign kan også brukes til å kartlegge orden i eget hus og forbedre dokumentasjon og informasjonsflyten i virksomheten. Dette innebærer å identifisere hvor informasjonen lagres, hvordan den deles, og hvordan den brukes av ulike interessenter.

Gunnhild Bjaalid, organisasjonspsykolog ved UiS, tar oss igjennom metoden tjenestedesign og hvordan man kan tilnærme oss kulturendring i en virksomhet.

Tapas-buffé serveres i kantinen i Arne Rettedals hus.

Foredragsholderne Winfried og Achilleas starter med en intro på Data Governance innen DAMA rammeverket (mye felles med orden i eget hus) med videre fokus på AI og AI governance. Dvs. AI har mange muligheter med grunnmuren (governance/kvalitet/metadata) må være på plass før man investerer i den.

Dessuten, om man skal satse på AI for å optimalisere/effektivisere governance arbeidet enda mer, da må man satse enda mer på automatisering både på infrastruktur men også prosesser. Vi forklarer hvor grensen mellom AI og Data Governance ligger samt løfter vi selv vurderingen av AI kompleksiteten vs investeringen som kreves.

Tips til samtale:

"åh.. var ikke det en informativ presentasjon vi nettopp fikk?"

"hvilke føringer eller satsinger på AI/KI er det hos dere?"

"hvor høy er egentlig han dansken..?"

I denne sesjonen vil du få høre litt om hvordan det er å jobbe med informasjonsforvaltning «i virkeligheten» i en stor organisasjon. Det vil bli delt konkrete eksempler fra et stort initiativ innenfor M365-plattformen, hvor vi har gjort gode erfaringer og lært nyttige lærepenger. Initiativet dekker alt fra å jobbe med styrende dokumenter til reell implementering, med alt fra endringsledelse, tekniske veivalg, og spennende nye muligheter med AI og automatisering.

Foredragsholder: Maria Nørgaard har erfaring med dataforvaltning fra bank og  finans, varehandel, og industri. Hun har sterkt engasjement for å øke kompetansen rundt data her i Norge, for å ruste oss for fremtidige muligheter og utfordringer som den økede endringshastigheten og teknologiutviklingen bringer med seg. Det var en av grunnene til at hun var med på å danne Data Management Association (DAMA) Norway for fem år siden. I dag jobber Maria som Enterprise Data Architect i Norsk Hydro, blant annet med å lage gode systemer for oppbevaring og sletting av data.

Oppsummering og avslutning av årets fagkonferanse.